System kamer w budynku mieszkalnym a RODO: Jakie są obowiązki i zasady?

Instalacja systemu kamer w budynku mieszkalnym jest coraz częstszym rozwiązaniem w celu zwiększenia bezpieczeństwa mieszkańców i ochrony części wspólnych. Jego eksploatacja podlega jednak surowym zasadom wynikającym z Ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO) i polskiego prawodawstwa.

W tym artykule przyjrzymy się, jak prawidłowo zainstalować i eksploatować system kamer w budynku mieszkalnym, aby był zgodny z przepisami prawa i szanował prywatność mieszkańców.

1. Kiedy instalacja systemu kamer w budynku mieszkalnym jest legalna?

Użycie systemu kamer jest dozwolone tylko wtedy, gdy spełnia wymogi prawne i nie dochodzi do nieproporcjonalnej ingerencji w prywatność poszczególnych mieszkańców.

Do legalnej eksploatacji systemu kamer w budynku mieszkalnym konieczne jest spełnienie pewnych warunków:

• Uzasadniony powód do eksploatacji – ochrona mienia, zapobieganie przestępczości lub zapewnienie bezpieczeństwa mieszkańców.
• Zgoda właścicieli jednostek – decyzja o instalacji kamer powinna zostać podjęta większością głosów na zebraniu wspólnoty mieszkaniowej lub spółdzielni.
• Przejrzystość i informowanie mieszkańców – najemcy i właściciele muszą być odpowiednio poinformowani o działaniu systemu kamer.
• Ograniczony zakres monitoringu – kamery nie mogą monitorować prywatnych mieszkań, balkonów ani innych osobistych miejsc mieszkańców.

2. System kamer a ochrona danych osobowych zgodnie z RODO

System kamer w budynku mieszkalnym często rejestruje dane osobowe, ponieważ nagrywa twarze osób, ich zachowanie i ruch w częściach wspólnych. RODO nakłada zatem surowe zasady dotyczące zarządzania i ochrony tych danych.

🔹 Kto jest administratorem nagrań z kamer?

Administratorem jest zazwyczaj wspólnota mieszkaniowa (SVJ) lub spółdzielnia mieszkaniowa, która odpowiada za przetwarzanie i ochronę danych osobowych.

🔹 Podstawa prawna przetwarzania nagrań

Eksploatacja systemu kamer musi być uzasadniona prawnie uzasadnionym interesem (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) lub obowiązkiem prawnym. Nie może być eksploatowany wyłącznie na podstawie woli niektórych mieszkańców.

🔹 Informowanie mieszkańców i odwiedzających

Zgodnie z artykułem 13 RODO każda osoba wchodząca na monitorowany obszar musi być poinformowana o:
✔️ Celach systemu kamer (np. ochrona mienia).
✔️ Administratorze systemu (SVJ lub spółdzielnia).
✔️ Okresie przechowywania nagrań.
✔️ Prawach osób (np. żądanie usunięcia nagrania).

Informacje te muszą być umieszczone w widocznych miejscach przy wejściach do budynku lub w częściach wspólnych.

🔹 Jak długo można przechowywać nagrania?

RODO nie określa konkretnego czasu, ale zaleca jak najkrótszy możliwy okres. W praktyce zaleca się przechowywanie nagrań maksymalnie 72 godziny, chyba że istnieje podstawa prawna (np. dochodzenie w sprawie przestępstwa) do dłuższego przechowywania.

3. Jak prawidłowo skonfigurować system kamer w budynku mieszkalnym?

📌 Co może nagrywać kamera?

System kamer nie może monitorować:
❌ Wejść do mieszkań, balkonów ani okien mieszkańców.
❌ Prywatnych posesji sąsiednich nieruchomości.
❌ Miejsc, w których oczekuje się prywatności (np. windy, suszarnie, piwnice, garaże).

Kamery mogą monitorować wyłącznie części wspólne, takie jak:
✔️ Główne wejście i wejścia do budynku.
✔️ Wspólne korytarze i klatki schodowe.
✔️ Parkingi i tereny zewnętrzne wspólnoty mieszkaniowej.

📌 Przechowywanie i zabezpieczenie nagrań

• Nagrania powinny być chronione szyfrowaniem, a dostęp do nich powinna mieć jedynie ograniczona liczba osób (np. członek zarządu wspólnoty).
• Nagrania nie mogą być udostępniane osobom trzecim bez podstawy prawnej.
• Konieczne jest prowadzenie rejestru dostępów i manipulacji nagraniami, aby móc wstecznie ustalić, kto z nimi pracował.

📌 Obowiązek przeprowadzenia oceny skutków dla ochrony danych (DPIA)

Zgodnie z artykułem 35 RODO w niektórych przypadkach konieczne jest przeprowadzenie tzw. oceny skutków dla ochrony danych (DPIA), zwłaszcza jeśli kamery monitorują duże obszary, rejestrują dźwięk lub mają zaawansowane funkcje, takie jak rozpoznawanie twarzy.

4. Co grozi za naruszenie zasad RODO?

Nieprzestrzeganie zasad RODO podczas eksploatacji systemu kamer może mieć poważne konsekwencje:

🚨 Kara do 20 milionów euro lub 4% rocznego obrotu organizacji (art. 83 RODO).
🚨 Zakaz przetwarzania danych osobowych i obowiązek usunięcia systemu kamer.
🚨 Pozwy sądowe ze strony mieszkańców z powodu nieuprawnionego monitorowania.

Na przykład Urząd Ochrony Danych Osobowych (UODO) w przeszłości nakładał kary na wspólnoty mieszkaniowe, które eksploatowały system kamer bez należytej podstawy prawnej i bez informowania mieszkańców.

5. Zalecenia dotyczące prawidłowej eksploatacji systemu kamer w budynku mieszkalnym

✔️ Uzyskaj zgodę właścicieli jednostek na zebraniu wspólnoty/spółdzielni.
✔️ Ogranicz zasięg kamer tylko do części wspólnych.
✔️ Informuj mieszkańców o działaniu kamer (tabliczki, ulotka informacyjna).
✔️ Zapewnij dostęp do nagrań tylko uprawnionym osobom.
✔️ Ustaw maksymalny czas przechowywania nagrań (zazwyczaj do 72 godzin).
✔️ Opracuj wewnętrzną politykę dotyczącą eksploatacji systemu kamer.
✔️ Regularnie weryfikuj zgodność prawną systemu kamer z RODO.

Eksploatacja systemu kamer w budynku mieszkalnym zapewnia wyższy poziom bezpieczeństwa, ale jednocześnie wymaga konsekwentnego przestrzegania zasad RODO. Kluczowe jest prawidłowe skonfigurowanie kamer, informowanie mieszkańców i ochrona danych osobowych.

Jeśli planujesz instalację kamer, zalecamy konsultację ze specjalistą ds. ochrony danych osobowych lub prawnikiem, aby uniknąć ewentualnych sankcji.